業務の上で、日本や他の国と通話でのやりとりが必要となる場合、選択肢は国際電話かSkype等IP電話システムを使うことになります。
今回はそのメリット・デメリットを検証してみましょう。
国際電話のメリット
・国内と同じようにダイヤルを押すだけで電話をかけることができる。
・事前の連絡は不要。
・機種によっては短縮ダイヤルを利用可能。
・出先でも携帯電話で話すことができる。
・必要な設定などは不要。(ただし、回線契約に国際電話のオプションに加入していることは必須)
・インターネットの状況に関係なくつながる。
国際電話のデメリット
・料金が高い
・顔を見て話すことができない(相手の状況の把握が難しい)
・データのやり取りは別途メール等を使うことになる。
・基本的に１対１の話(スピーカーフォンの導入で複数人で話すことはできる)
SkypeなどのIP電話システムのメリット
・ネットさえあればすぐに導入可能。高額な通信料金は気にせず、すでに契約しているネット回線契約のみで利用できる。
・カメラを繋いで顔を見ながら話すことができる。
・マイクを工夫すれば、会議のように複数の人間が参加することが可能。
・スクリーン共有で閲覧資料を同時に確認できる。
・データのやり取りも同時にできる。
・別々の場所にいる人間同士で会議を開くことが可能。
IP電話システムのデメリット
・アプリ導入、マイクとカメラの接続などパソコンの設定が必要。
・高速なネット回線の導入が必須。
・パソコン本体のトラブルで通信が途絶えることはまだ日常茶飯事。
・IDの受け渡しがあまりスマートとは言えない。メールやSMSなどで文章として送信する必要がある。シンプルにこの番号だよ、というレベルではない。
・多くの場合、事前の時間調整が必要。とっさにかけることは難しい。(音声のみであればまだ対応可能)
・外出先でつなげることも、スマホのアプリで対応可能ではあるが、まだ実用的ではない。(音声のみであればまだ対応可能)
現状の運用
現時点では取引先との通話でIP電話アプリを導入することは、ドイツでもあまり進んでいません。
なにより確実性が求められますし、不安定なところがあればあまり信頼が置けないです。
しかし、社内運用で、ある程度自社のR&Dがシステムの管理・構築が可能であれば、積極的に導入しコスト削減を果たしている企業もあります。
IP電話のメリットはどこでも会議が開けること。
現在いる位置を気にせず、多人数で参加できることです。
Skypeしか選択肢のなかった数年前に比べ、現在ではいろいろなサービスが出てきて、それを比較してより便利に運用することが可能になってきました。
本部とは離れているけれども、常に連絡手段の確保が必要な出張事務所などでは必須の機能でしょう。(これについては以下の記事にて解説しています。よろしければぜひご覧ください。)
日々の営業活動の結果報告や、売上の状況、今後の方針を確定するなど、本部とのやり取りは頻繁です。
現状で人気があるのは、Googleが提供しているG-SuiteとMicrosoftが提供しているOffice365のようです。
私が日常的に使っていたのは前者G-SuiteとSkypeの組み合わせでした。Hangoutの使い勝手がもう少し上がれば、通話もそちらに移行するかもしれません。
将来への展開
今であれば、音声データ・画像データ、PDFや文書データなどはその場でやり取りができます。
将来的に、オンラインでの共有スペースの活用がもっと図られるようになり、データのみならずスケジュール管理やメッセージアプリの統合、基本オフィススイートの統合なども進むと思われます。
業務自身がひとつのアプリで完結するようなイメージです。
またPCを使っていてもスマホを使っていても、作成・閲覧が今まで以上にシームレスになることでしょう。
また仕事をする場所がオフィスに縛られることがどんどん少なくなってきます。
どこでも同じ環境で働けること、連絡が取れること、ソロで働いていてもチームを感じられること。こういったことをメインにアプリの開発が進められていくと感じています。
いくつかの企業では、自前でそういった方向性のソフトを組んでいるという話も聞きます。
通信手段と情報の伝達に関してはここ10年ほどで格段に技術が進歩しています。
バーチャルなホログラムを使った会議システムはまだできていませんが、決断をより速くスムーズにするツールは数多く出てきました。
一方で業務スタイルを変えていくことが困難な部門もあります。ただ働き方が変わってきている以上、ベースとなるシステムも変化は余儀なくされています。
我々も置いていかれないよう、常々新サービスに関してもアンテナを張っていかないといけない時代ですね。
今日も最後までお読みいただき、ありがとうございました。
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