急な（ドイツ語での）入電への心構え！書類選考後の確認電話攻略法

みなさんこんにちは！就活中の方、お疲れ様です。ふらっと寄ってくださった方、ありがとうございます。

今日は再度、就活の際のお話です。
志望する会社が決まったら、まずは就活支援サイトを通じてエントリーするか、直接履歴書をメールで送ります。

応募書類への反応はどんな感じ？
たとえうまく行かなくても
まとめ

応募書類への反応はどんな感じ？

先方が応募を受理した際、メールで返信をくれるところもあればすぐに電話をくれるところもあります。自動返信メールのみの場合もあります。

私の経験では

５分の２、返信がない
５文の２、メールで何らかの反応がある
５分の１、電話で志望の意思確認がある

といったところです。

最後の5分の1の場合。

企業はわざわざ電話をかけてきてくれるのですから、ズバリ脈のある企業です！

まず、相手方はあなたの履歴書と志望動機、全てに目を通しています。

その上でもっとあなたの人物像や経験していることを詳しく知りたくて電話してきています。
できれば万全の体制で受け答えしたいところですが、突拍子もないタイミングでかかってくることが大半です。 (初めて海外に来た友人に、街を案内している際にかかってきたこともあります)

この際、”今手が離せないので後でかけ直してくれないか”と言うのはできれば避けたい。というのも先方は何人か候補がいる中であなたにコンタクトしてきている訳です。あなたにつながらないのであれば、次の人に関心が移ってしまいます。せっかくのチャンスを不意にしてしまうのはもったいない！どうしても無理な時以外はできる限り応対しましょう。

このときの注意点として以下が挙げられます。

まずは深呼吸して落ち着く。
いきなり電話をかけているのは先方なので、冷静に。かけてきた相手の会社名・名前・要件を聞き直して確認。
その上でゆっくり内容を話してもらう。
外にいるので聞きづらい旨は言っても大丈夫。というかむしろ言うべき。
もし先方でドイツ語もしくは英語の語学力に疑問を持たれるふしがあれば、今まで聞いた内容をはっきりと復唱してみましょう。文法的にきちんと伝えられたなら、多くの場合、会話の中の次のステップに進めます。
先方の条件を聞き、こちらの希望を伝える。
電話終了の際、話した内容をメールしてもらうようお願いする。
口頭で伝えきれなかった部分はメールで改めて自分から書く。

以上の点を踏まえれば、まず間違った対応は避けられます。電話だと相手の顔も見えませんし、またクセの強い話し方をする人もいます。電話越しで会話が聞きづらいことはネガティブには映りません。

「自分は話すことができる」「この内容は聞けている」と自信を持って応対しましょう。

基本的には落ち着いて、自分のペースで話を聞けるよう準備をします。その上で社名を聞いて、自分が応募した会社なのか頭の中で整理します。このときに詳細をメールで送ってくれないかとまず尋ねます。

相手が構わず説明を続けてきたら、まずは聞きます。そして質問を返していきましょう。

担当者指名
役職
仕事内容
勤務地
面接日程

上記の5つの内容は最低限聞いておきたいです。今回電話をかけてきた人がこの先の自分の担当になるはずです。うまくコミュニケートし続けられるよう、名前ははっきりと聞いておきたいところです。

役職に関しても、大事な要素。応募の時点で求人内容は詳しく調べた上で申し込んでいるとは思いますが、求人情報に載っている役職名と実際の仕事にずれがあることもしばしばあります。仕事内容も合わせて聞いておきましょう。もちろん、仕事内容に関しては面接の際に改めて説明してくれますが、その前にうまくイメージしておくためにも詳しく聞いておきます。

勤務地に関しても同様です。現在住んでいるところから無理なく通える範囲であれば(それをあなたが望んでいたら)、まず問題はないでしょう。離れた土地の企業であれば当然引っ越しも絡んできます。すぐに決めることはしなくても大丈夫です。面接の際に、どう動いたら良いのかは話が出ると思います。引っ越しに関しては会社側で補助を出してくれることもあるようですから、この点はメモしておいて面接の際にきちんと話ができるようにしておきましょう。(もし補助が出なかった場合の、Arbeitsagenturの補助については後述)

面接日程の話が出たら、スケジュールを確認し日程を確定させます。

最後にもう一度メールで確認の連絡をしてもらうよう、お願いします。

Arbeitsagenturの支援内容に関してはこちらの記事を御覧ください。5項目目に引っ越しについての解説があります。

たとえうまく行かなくても

電話で話すと、相手の抱いていたイメージとは「ちょっと違う」という話になることもあります。詳しく話は聞いてみたけれど、想像していた人物像とは違ったというパターンですね。こういった場合もまずは話を聞いて、”他の部署で求人はないか？”と食い下がってみましょう。興味があることと、その求人について詳しく教えてほしい旨を伝えましょう。

ガックリ来てしまっても、まだ次があります。頑張りどころです。