前回の記事ではデスク周りの整理について書きました↓
今回はメールボックスの整理について書いてみます。
社内における業務連絡の方法、提携先や関係各社とのやり取り、顧客との連絡等において、現代ではチャットワークなどの仕事効率化アプリやお馴染みＬＩＮＥ（ドイツでは日本好きな人以外にはあまりなじみがありませんが、Ｗｈａｔ’ｓ ＵｐやＴｅｌｅｇｒａｍなど類似のアプリが普及しています。）まで様々な方法がありますが、何と言ってもＥメールは未だ欠かせないツールになっています。
Ｅメールを全く使わずに業務のすべてが完了するという職場はかなりのレアケースでしょう。
顧客からのメール、社内メール、時折混ざってくる迷惑メール、、、
１日に届くメールが１００件を超えるという方も少なくないのではないでしょうか？
そんな膨大な数のメール。どう仕分けて行くのが効率が良いでしょう?
毎朝たまったメールに目を通すだけでもかなりの時間を費やしてしまいがち。
更には返信したり内容を精査したりと処理するのに時間を要する場合もあります。
１件あたりにかかる時間をなるべく短縮することで業務の効率化を図れることは誰にでも容易に想像がつくはずです。
今日は私が感じるラクなメールの仕分け方、処理方法をご紹介します。
プロジェクトごとにメールを仕分けていく
社会人になりたての頃は、顧客ごとにメールを仕分けていました。
要は単純にメールアドレスごと、と考えていただいても構いません。
同じ会社の人間のメールアドレスは＠以降が同じであることがほとんどです。
安易にそれに沿ってメールを仕分けていたのですが、同じ顧客と自社の中で同時進行のプロジェクトが複数あった場合、いつのメールがどのプロジェクトに関するものなのかごちゃごちゃになってしまい、見返すのに非常に苦労した覚えがあります。
顧客ごとではなく、案件ごとにメールをまとめていくと見返すのがラクです！
もちろんごちゃごちゃになってしまっても”プロジェクト名で検索をかければ済むじゃないか！”という意見もあるでしょう。
メールの検索機能も強化されてきていますので実際いざとなればそれでお目当てのメールにはたどり着けるはずです。
しかし、あらかじめ見やすく整理してあれば検索に時間を取られることはありません。
顧客から”あの案件についてだけど・・・”と急な電話がかかってきたときにも通話をしながら簡単に見返したいメールを見つけることができるのです。
顧客との今後の方針、未来予想図は別フォルダに保管！
顧客とのミーティングで今後のことが話し合われたのであれば、そのメールは顧客ごとのフォルダに保管しましょう。
進行中のプロジェクトに関わる内容でなくとも、いつでも見返すことができるようにしておく必要があります。
次回以降、その顧客との対応の中で、”あれ、そういえば前回こんな話が出たような・・・確認したいけどどこだっけ！？”と焦る必要がなくなります。
もちろんすべての顧客のすべての意見を頭の中にインプットできれば最高ですが、日々複数の業務を抱えながら、緊急の話題でない事柄まで詳細に記憶に留めておくのはなかなか難しい。
時間の経過と共に勝手な解釈を加えてしまわないためにもしっかりと保管しておきましょう。
迷惑メールへの対処はその都度やるのがカギ！
忙しい時にたくさん混ざっていると消去するだけでもイライラしてしまう迷惑メール。
開く時間も惜しい！見るだけでイマイマしい！
分かります。でも、まずは落ち着いて。
ただ無視したり削除しているだけでは今後も同じ数もしくはそれ以上の迷惑メールが届くことは避けられません。
最近のメールツールの迷惑メール判別能力は強力です。
迷惑メールが届いたら、その都度迷惑メール登録（報告）をしてツールに学習させていきましょう。
大事なメールに紛れることなく迷惑メールフォルダに振り分けてくれたり、ブロックしてくれる最大の味方です。
Archive機能をうまく使おう
Gmailを使う場合にはArchiveの使い方がポイントです。
確認したメールのうち、見返す必要のないものは既読にするだけではなくArchiveしてInbox（受信箱）からなくします。
Archiveはゴミ箱とは違い、メール自体は削除されません。
できるだけInboxには多くのメールがたまらないように、シンプルな運用を心がけます。
ただし、タグを何もつけずにArchiveしてしまうと、後から検索しても出てきません。
全てのメールには何かしらのタグを付けることも心がけます。
返信時間の短縮 オリジナル定型文の活用！
メールの書き方について。
ある程度書く内容が固まっている場合、その分は定型文として辞書登録することをおすすめします。
例えば「いつも大変お世話になっております。」であれば、「いつ」と打っただけで反映されるように、といった具合です。
携帯でも同じような機能（ユーザー辞書など）がありますので、ああ、あれかと分かっていただける方も多いと思います。
ドイツ語や英語のメールでも同様です。
ブラインドタッチや早打ちを習得することももちろん大事なのですが、定型文登録をしていたほうがより時間を短縮できますし、スペルミスもありません。
決まっていることを決まっているように、ミス無くいつもどおりに出力する、ということは色々なシーンで求められてきます。
まずは毎日触れるメールでそういった対処に慣れておきましょう。
CCで先輩を巻き込む 社内の情報共有のスムーズ化
CCなど同報メールに関してです。
特に入社したての時期は案件ごとの担当の先輩をを確実にCCなどで含めてメールするようにします。
むやみにスタッフの数を増やすことはおすすめしませんが、それ以上に、一人で仕事を進めることもおすすめしません。
その時点で分からないことがなかったとしても、いつ先輩や上司に指示をあおぐ必要が出てくるかわかりません。
急に相談されたのでは相手も困ってしまいます。
経緯を教えろ、と言われてからあちこちのメールを引っ張り出して説明するのでは自分も大変に手こずることになるのです。
先輩を巻き込み、自分が関わっているプロジェクトの進行具合はどうなっているのか、どういうアクションを取っているのか、提案内容は何なのかをはっきりと周りが分かるようにしていきます。
もちろん他の人はそれぞれ自分の担当業務があるので、全文しっかり目を通してくれるとは限りませんが、いつでも情報共有する、報告するつもりがありますよ、という意思の発信というだけでも意味のある行動です。
まとめ
毎日の業務を少しずつ効率化していくためのメール管理・処理方法について書いてみました。
もうやってるよ～知ってるよ～という方も多かったかも知れませんが、少しでも効率化の意識付けのきっかけになれば嬉しいです。
今日も最後までお読みいただき、ありがとうございました。
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