こんにちは。今日もドイツの片隅で「お仕事」とつぶやくブログです。
今回はドイツの展示会に出展するための流れをご紹介します。
先回、2回に渡ってドイツの展示会について解説しました。よろしければ合わせて御覧ください。
当サイトではMEDICAを例にドイツ展示会事情を解説しています。今回もMEDICAを例にとって出展申請の流れを解説していきます。
MEDICAに出展申請
※MEDICAを開催するデュッセルドルフの展示会会場「Messe Süsseldorf」は日本にもサービス拠点を持っています。詳細はこちらのサイトをご確認下さい。このリンク先でも日本語にて出展のサポートなどを行っています。
当サイトでは、ドイツのいろいろな展示会への出展に対応するため、Messe Düsseldorf本体へ直接出展の申請をする方法を解説します。もし反響があって、他の展示会の出展に関しても解説のご要望が有れば、対応します！
では進めていきましょう。
まずはMEDICAのホームページを確認
本体のアドレスはMedica.deですが、もちろんドイツ語のサイトが出てきますので、ここは英語のホームページにアクセスしましょう。こちらからどうぞ。
ホームページの見出しの中から「Exibitors」をクリックします。
「Apply as an exhibitor」をクリックして先に進みましょう。
出展者登録
さて、いよいよここから登録画面が始まります。ページ下部の「To the online application」をクリックします。
すると、下記のページが出てきます。
MEDICAは毎年開催されている展示会です。来年は11月16日から19日の日程になっています。出展登録のリミットは3月1日とのこと。ここは要チェック。
また、最終的な申請には、申請書フォームへの自筆のサインと会社印の押印が必須となります。印刷した後スキャンしてメールする必要が出てきますので、忘れないようにしておきましょう。
以上チェックしたら右矢印の箇所に自身のメールアドレスを記入し、下部のConfirmをクリックします。
すると、事務局から自動返信メールでリンクが送られてきます。記入したアドレスのメールボックスを確認しましょう。するとMedicaからメールが来ているはずです。リンクをクリックします。
ブースのサイズを選択
ここからは正式な申請書類の一部になります。まずは希望するブースの面積とタイプを記入・選択していきます。
システムフレームを用いた簡易的なブースであれば、ここで看板など設置することをリクエストできます。ただ、少しシンプルすぎるので、あまりおすすめはしません。
デザイン会社に、目立つブースを作ってもらいましょう。
※簡易的なブースに興味のある方へ：「form D」と書かれているリンクを開くと、PDFにて設置イメージと解説が出てきます。
自らの会社・団体の製品・サービスのカテゴリーを選択
この画面にて、展示する商品のカテゴリーを選択しましょう。MEDICAは会場内に合わせて17ホールもある大規模展示会です。出展ブースは、カテゴリーごとに分かれて設置場所が割り振られます。用途が似通っている製品は、極力同じホール内にブースが集まります。
会社情報の記入
そして連絡先として、会社情報を記入します。ここに書かれた情報は、ブースの位置が確定したのち、総合カタログやWeb上の出展社一覧のページで公開されます。
ここと次のページで、会社情報について記入したら、登録完了です。プリントアウトして、自筆のサインと会社印を押した後、スキャンして事務局にメールしましょう。
備品や清掃などの発注は別システムで。
出展社登録に成功すると、OOSという参加企業向けポータルが準備されます。
こちらのポータルから、
- 使用する照明・ディスプレイ・展示実機に合わせた電力量の電気代
- 個別高速wifi
- 下水配管
- 会期前清掃
- 関係者への入場券
などを手配します。これに関しては項目ごとにタイムリミットが異なるので、その点注意が必要です。
参加企業向けポータルでの発注が済んだら、基本的な部分での手配は終了となります。
あとは、デザイン会社とのブースデザインの打ち合わせ、配送会社との展示品やカタログなどの輸送の打ち合わせが待っています。
タイムリミットにはくれぐれも要注意
前述のとおり、11月開催のMEDICAでも、出展の応募のしめきりは3月1日と8か月も前に設定されています。これはデュッセルドルフに限らず他の展示会会場でも同様です。その年の展示会が終了したら、すぐ次の年に向けて動かなくてはなりません。
また参加企業向けポータル内での発注もものによっては締め切りがタイトなものも数多くあります。リマインダーをセットするなどして、焦らず注文していきたいところです。
加えて、展示会の時期は会場付近のホテルは宿泊代が高騰します。直前になると通常では考えられないような値段が、シンプルなビジネスホテルにさえついているようなことはザラです。現在ではキャンセル料無料の予約サイトも多いですから、宿泊地の早期確保は必須です。
飛行機など移動手段についても、半年前などにチケットを確定すれば割安に購入可能なこともあります。こちらについてもリマインダーをセットの上、早めに動くことをおすすめします。
まとめ
今回は、ドイツでの展示会出展の流れについてご紹介しました。
もしかしたら「あれ？そんなに手間がかかることでもない？」と感じた方もいるかもしれません。そうなんです。ネットがある現在では、若干複雑なことうや締め切りが早いことがあっても、手続き自体はシンプルに進めることができるんです。
日本でももちろん盛り上がりを見せる展示会ですが、ヨーロッパの中心、ドイツでも出展して御社の名前を世に広めませんか？
今日も最後までお読みいただき、ありがとうございました。
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