こんにちは。今日もドイツの片隅で「お仕事」とつぶやくブログです。
今日は、作業の進め方について、少し書いてみようと思います。
物事を進めるには、同時並行でいろいろできた方が効率はいいかも知れません。ただし、それで目の前のことがごちゃごちゃしてしまっても、それはそれで本末転倒。
効率よく仕事や作業を進めていくにはどうしていったらよいのでしょうか。
職場でのデスクやメール整理については以前にも考察していますのでどうぞ↓
一点集中
まずは集中力を磨くことです。同時並行で複数のことをこなすにしても使えるパソコンの画面には限りがありますし、腕も二本しかありません。時間配分とタスクの重要度による分類はとても重要です。
時間配分
そして集中する時間はきっぱり固定してしまう。一度決めた時間に終わらなければ、いったん終了。だいたい25分ほど集中→5分休憩→25分集中→5分休憩を繰り返していきます。ネットで探してみると、このやり方はポモドーロテクニックというようです。アプリやブラウザへのアドインも各種そろっているので、活用してみるのもいいかもしれません。
スイッチ
さぁこれに集中しよう、というとき、周りにそれを邪魔するものがあったら嫌ですよね。ただし、なにも無い空間というのはつくるのが難しいですし、職場であればなおさら。ではれば逆転の発想として、デスクの上のものを頭の中のスイッチとして使ってしまいましょう。
このアイテムに触ったら、この種類のタスクのチェック、このアイテムを見かけたらメールのチェック、などです。定期的に行う必要のある顧客への請求書発行などは、こういったスイッチを設けることでやり逃しを減少させることが可能です。
作業のルーチン化
やることが決まっているものは、スイッチを設けることの他にもスケジュールに書き込んでしまう手もあります。そして全てのスケジュールにはアラームを設定して、パソコンの画面にポップアップとして表示できるようにしましょう。
「あ、今この作業をしないといけない」という意識が自動的に出てきて、機械的にこなすことができるようになってきたら、まずまず及第点でしょう。スピードアップも意識しながら進めていけば実力は確実についてきます。
プロスポーツ選手の場合、試合に入る前にこなしておく、準備運動や一種の儀式を皆それぞれ持っているといいます。オフィスワーカーも、気持ちよく昼ごはんにありつくための儀式=ルーチンワークを設けてもいいのではないでしょうか？
シングルタスクを積み重ねていくことで結果的にマルチタスクを実現する
上記のような、細かい事の積み重ねで仕事を進めていくと、仕事単体で見ればシングルタスク処理ですが、1日が終わって振り返った時には、複数の作業が終了していることに気づくでしょう。そう、結果的にマルチタスク処理を実現しているのです。
マルチな人間と聞いて想像するのは、1つのレポートを書いている間に、電話も的確に受け答え、次のプロジェクトのアイデアを考え、気がついたらミーティングの資料ができているような人間です。ですが、そんな人間は存在しません。
それよりも、目の前の作業に集中し、確実に一つ一つを終了させていくことこそが、オフィススタッフには求められます。そしてそのスピードもどんどん上げていくこと。
作業の中で、止まってしまうこと・悩んでしまうこともあるでしょう。PowerPointの配置やバランス取り、EXCELの関数利用などは典型的な例かもしれません。(私がそうです)
そんな時は、まわりに聞けるようであれば聞いてしまうのも賢い手段です。みんな時間のロスは嫌います。自力でどうにかするよりも、周りに頼って・聞いて所要時間が短縮できるなら、その方が周りのスタッフにしても気がラクなようです。
鉄則：聞けることは何でも聞いてしまおう
これは新人だからとか、そういうレベルの話ではありません。人それぞれ得手不得手はありますから、みんなで助け合って前に進めればいいじゃないかという発想ですね。ですから、「長く働いてるから聞きづらい」なんて意識も不要なわけです。
現代の職場、特に中途採用の多い欧州のオフィスでは、個々人の出自はそれぞれですし、このオフィスに来るまでにどんな経験を積んでいたのかは千差万別です。であれば、いわゆる「新人」であっても、自分に持っていないスキルを持っている可能性は大いにあります。
ぜひぜひ教えてもらって、自分の可能性を広げていこうではありませんか。
まとめ
今回は私なりの仕事のしかたについてまとめました。
人間、どこかしらプライドはあるので、すんなり人に頼ることが難しいこともあります。しかし、純粋に1人で働いている人はそんなに多くはいません。オフィスで働いているならなおさらです。「頼れるところは頼り、結果は出す。」ちょっと嫌らしいかもしれませんが多くの上司が部下に望んでいることはこういうことです。
今日も最後までお読みいただき、ありがとうございました。
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