仕事で使う資料、プレゼンの試し刷り、顧客のパンフレット、ToDoリスト、メモ、お菓子の袋etc。。。
気に留めないでいると、デスク周りには物が溜まっていってしまいます。
うまくそれを整理していくにはどうしたらいいか。
今回は私なりのコツを書いていきます。
重要・現在進行中・完了の3つの棚を作る
ドイツの文具屋さんに行くとほとんどのお店で上記のような簡易的な書類整理棚を置いています。
これを3つ用意して、それぞれ「重要」「現在進行中」「完了」と名前をつけ、日々発生する書類を分けていきましょう。
とにかく大事なもの、すぐに取り掛からないといけないものは「重要」ラックに入れます。
処理はしたけれども返事待ちの書類や次回のミーティングまで動きのないものは「現在進行中」ラックへ。
ポイントはもう取り掛かり始めているのだけれど、「一度休憩を挟むもの」を仕分ける点です。
お客さんやチームのメンバーの反応を「待つ」ということ、以外に多くあります。
その際もリマインドのタイミングを忘れないなど、対策は常に必要です。
そして最後に「完了」ラック。
終わった仕事はここにどんどん入れていきます。
このラックにプリントが溜まっていけば行くほど仕事が終わっていることを表しているため、モチベーションを高めることにも使えます。
そして、1日が終わってからラックを見直し、今後必要なものはバインダーへ。デジタル化が終わっていたり、共有サーバーに該当ファイルを保存したものは、シュレッダーにかけてしまいます。
1日の始まりにこのラックがカラであれば、スッキリした気持ちで仕事に取り掛かることができるでしょう。
もっと増やした方がわかりやすい場合もあるのですが、あまり細分化しても劇的な効果は期待できません。
まずは3つから始めてみましょう。
いらなくなったら即！裏紙化かシュレッダー
不必要なプリントを、ダラダラと保存していても意味はありません。
デスク周りはシンプルにスッキリとさせておくべきです。
ふわさっと積まれた書類はラックに仕分け、いらないものはシュレッダーにかけます。
職場によっては裏紙使用を推奨しているところもあります。
重要度の低い書類であれば、裏紙に回して問題はありません。
整理の途中でいらなくなったもの、デジタル化していて原本は要らないものは処分していきましょう。
資料は気になるところだけ切り取り、ファイリング
資料は全部保存しておいたほうが良いものと、もらったカタログのように連絡先や商品のデータなど一部のみ必要なものがあります。
新聞をスクラップする要領で必要な部分だけを切り取ってファイリングしましょう。
今後参考になりそうな資料、終わったプロジェクトの重要書類は大事なところだけ切り取るか抜き出してファイリングしていきます。
会社によっては請求書は紙保存のところもあるでしょうから、顧客ごとにバインダーを分けて保管していきましょう。
保管年数に関しては会社ごとに決められているため確認してください。
スキャナを多用し、可能な限りデジタル化
事務所あてに届いた手紙、請求代金支払通知、監査報告やダイレクトメールの類は、ひたすらスキャンし、デジタル化して保存しておきます。
プレゼン資料はサーバに保存し、後で自分もしくは後任が使えるよう管理
プレゼン資料は顧客や会議での説明が第一義ですが、未来の担当が使う参考資料にもなります。
また契約遂行時に過去の発言や説明等も見返す必要が出てくることも多々あるので、共有サーバーに当日の議事録と一緒に保管しておきましょう。
ToDoは紙よりもパソコンの画面上で。かつどこでもチェックできるようクラウド保存
これは個人的な好みもあると思いますが、私はタスクをどこでもチェックできるようにしておきたい派です。
そしてリアルタイムにそのデータは更新されてほしい。
そこで、クラウドベースのアプリを利用しています。
会社でGsuiteを導入しているのであればGoogle Taskがおすすめです。
ルーチンワークはカレンダーに記入
朝出社して、まずコレをして何をして、、というのは通常の流れだとは思いますが、そういったルーチンワークも時間を決めてカレンダーに打ち込んでおくと時間をより効率的に使えるようになります。
また種々の締め切りもカレンダーに打ち込んで一覧性を良くしてきます。
パソコンとブラウザを開いたら、今日やることがクリアになっているのが理想ですね。
紙のメモを多用していたこともあったのですが、書いて記憶するのは良いのですが、どうしても散らかってしまい効率が悪かったのですっぱりとデジタル一本に換えました。
こちらもGoogleのサービスと連動させると、より効率的に仕事ができます。
Google calenderをどうぞ。
まとめ
いかがでしたか？
デスク周りを一気に片づける、となると構えてしまってなかなか手が出せないものですが、毎日の行動を決めてしまえば常に片付いた状態がキープできますね！
次回の記事ではメールボックスの整理について書いています↓
今日も最後までお読みいただき、ありがとうございました。
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